Dossier : Conduite du changement, Maïtrise des usages, Portails Intranet |
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Désormais, le rôle des technologies de l’information est transformé. Les systèmes d’information ne doivent plus être considérés comme des facilitateurs (centre de coût), mais bien comme des acteurs organisationnels proactifs, initiateurs des activités d’innovation et d’optimisation. Ceci dit, les systèmes ne peuvent créer à eux seuls la valeur escomptée. Il en revient à l’utilisateur de déterminer quelle valeur sera engendrée par le projet (valeur d’usage) et conséquemment, au gestionnaire d’appliquer une méthode permettant une prise de possession efficace de l’outil.
Nous vous partageons ici notre méthode de conduite du changement et de maîtrise des usages, dans le cadre d’un projet de portail Intranet. Les actions décrites dans ce document faciliteront, lors de vos futurs projets, les actions de transformation de l’organisation.
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VOIRIN Consultants fête ses 30 ans ! Age de toutes les perspectives |
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En 1980, VOIRIN Conseil accompagnait ses clients, principalement des entreprises industrielles, dans la mise en place de systèmes d’information. Très vite est apparue, derrière la technologie, l’importance des modes d’organisation et des hommes qui les mettaient en œuvre.
Cette philosophie, intégrant les différentes dimensions des organisations, guide toujours VOIRIN Consultants dans ses démarches, étendues depuis plus de 10 ans maintenant, aux institutions publiques.
De 5 à 25 consultants, le cabinet s’est également développé sur le territoire avec l’ouverture d’un bureau à Paris et à Lyon en 2003. Il dépasse cette année nos frontières géographiques avec la création d’une filiale au Canada.
Mêlant recherche et interventions opérationnelles, compétences multiples et âges divers, VOIRIN Consultants développe une vision dynamique des évolutions qui nous entourent et qui impactent profondément les modes de management à venir : nouveaux usages liés à l’Internet, nouvelles générations…
A l'occasion de son trentième anniversaire, VOIRIN Consultants organise la conférence Management du Futur, les 8 et 9 mars 2010 au bâtiment AGORA du Conseil de l’Europe à Strasbourg (1 Quai Jacoutot), en partenariat avec le Conseil de l’Europe, le Bureau d’Economie Théorique & Appliquée (BETA), HEC Montréal Mosaic.
Pour en savoir plus sur la Conférence Management du Futur et télécharger l’invitation, cliquez ici. |
L'équipe VOIRIN Consultants vous souhaite une belle et heureuse année ! |
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Dossier : Livre blanc E-administration |
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A l’occasion du dernier Congrès National du SNDGCT (Syndicat National des Directeurs Généraux des Collectivités Territoriales), Daniel MILAGRE, responsable du département Organisation et Management de VOIRIN Consultants, a préparé un « Livre blanc e-administration » qui définit les conditions d’une stratégie d’e-administration, préalable indispensable à la mise en œuvre fiable et sécurisée d’outils, offrant une réelle opportunité de modifier les comportements et les usages ainsi que de réduire les coûts.
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Nouvelle organisation de VOIRIN Consultants |
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Cabinet de conseil en management depuis 1980, VOIRIN Consultants était initialement présent exclusivement dans l'Est, au service des entreprises locales. Depuis les années 2000, les domaines de compétences de l'équipe n'ont cessé de s'étoffer et de se diversifier, permettant ainsi une ouverture aux marchés nationaux et internationaux (Canada), et la création de deux bureaux, l'un à Paris, et le second à Lyon.
La structure compte à ce jour une vingtaine de collaborateurs qui accompagnent les organisations publiques et privées dans leurs projets organisationnels, de systèmes d’information et web.
L’entreprise n’en oublie pas moins les facteurs clés de sa réussite, entre autre, la qualité de service et la proximité avec ses clients. C’est dans ce cadre que VOIRIN Consultants a dévoilé à la rentrée 2009 une nouvelle organisation, par secteurs géographiques, pilotés par Frédéric CREPLET en régions parisienne et lyonnaise, et Thomas VIERLING, à Strasbourg.
VOIRIN Consultants affiche ainsi une volonté d’être présent en Région en intervenant au plus près de ses clients.
Pour plus d’informations, les contacts sont les suivants :
Bureau de Strasbourg :
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– 03 88 62 23 00
Bureaux de Paris & de Lyon :
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– 01 70 61 11 70
Bureau de Montréal :
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Gestion de la relation usager : l'exemple de la Ville de Montréal |
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Dans le cadre des relations qu'entretiennent les équipes de VOIRIN Consultants avec la Ville de Montréal , une rencontre a été organisée au printemps dernier, lors de la venue à Paris du Chef de section du centre de service 311 de la Ville de Montréal, afin d'échanger sur le projet 311 (prononcer « trois - un - un ») avec plusieurs DSI de grandes collectivités françaises. Il nous a paru intéressant de vous présenter son retour d’expérience en quelques lignes… 
(Ville de Montréal) Gestion de la relation usagerLa gestion de la relation usagers (GRU) – souvent intégrée au cœur des projets de schéma directeur des systèmes d’information dans les collectivités territoriales, poursuit des objectifs multiples : remettre l’usager/le citoyen au centre du dispositif de service public, mieux satisfaire les besoins des usagers dans des délais raccourcis, prendre en compte leurs attentes et mieux les connaître. Afin de dimensionner l’offre, il est important d’évaluer les dispositifs en place et la satisfaction des usagers dans une perspective d’amélioration continue. Dans ce cadre, la Ville de Montréal a mis en place une prestation de services aux citoyens de la Ville : le Réseau Accès Montréal . L’origine du projet La mise en place de cette norme a été décidée par la Ville de Montréal avec un objectif de rapprochement des services municipaux et des citoyens. Cette décision a été construite progressivement, d'abord une idée de la direction générale, puis une collaboration du gouvernement du Québec dans le dossier des télécommunications pour un lancement officiel du 311 à Montréal le 17 décembre 2007. Ce projet s’inscrit dans un projet plus global : le Réseau Accès Montréal , modèle retenu par l’administration municipale pour la prestation de service aux citoyens de la Ville de Montréal mettant en relation les arrondissements et les services corporatifs afin qu’ils collaborent pour servir les citoyens de la Ville de Montréal et de son agglomération. Par ce Réseau, les citoyens ont 4 moyens pour obtenir de l’information : téléphone (311), les bureaux d’Accès Montréal, Internet (email), et courrier postal. Cependant, 70% des demandes entrent par téléphone. Etapes du projet Le projet s'est échelonné sur plusieurs années, le temps pour la ville de s’organiser, de recruter les employés, de les former, mais également de convaincre les 19 arrondissements de la Ville d’adhérer au projet. La collaboration de toutes les parties impliquées dans le projet constitue un des principaux facteurs clés de succès. Aujourd’hui, le 311 fonctionne avec 20 centrales d’appel : une dans chaque arrondissement (19 au total) et une principale. La cohésion est garantie par la collaboration de ces unités et l’uniformité des méthodes utilisées. |
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Vers la dématérialisation de la facturation |
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Un constat alarmant indique que dans une entreprise, chaque employé consomme en moyenne entre 50 et 75 kg de papier par an.
Toutefois, dès 2003, 42% des français utilisaient déjà un micro-ordinateur sur leur lieu de travail et 76% chez les cadres. 
En effet, depuis l’arrivée de l’informatique et d’internet, bon nombre d’entreprises ont modifié leurs habitudes afin de s’adapter aux nouveaux canaux de communication et de transmission de l’information. Parmi ces habitudes, la gestion des documents a fortement évolué au fil des années et un nouveau type de gestion, la Gestion Electronique des Documents ou GED, vient aujourd’hui en support transversal à la majeure partie des processus métiers, créant un flux important de papier.
Pourtant, même s’il est vrai que la tendance est aujourd’hui à la réalisation de gains en termes de consommation de papier, nous sommes encore loin d’une organisation où le papier ne sera plus utilisé. Néanmoins, l’utilisation de documents électroniques dématérialisés gagne du terrain grâce à une recherche constante d’amélioration de la productivité. Les progrès effectués peuvent facilement être constatés dans certaines fonctions, exemple : la consultation de comptes en ligne ou encore la réception de factures par courrier électronique.
A la vue du volume journalier de documents nécessaire à l’industrie financière, une migration vers une GED présente un intérêt non négligeable en termes d’économie d’échelle et des bénéfices notables, entre autres : réduction des coûts, gains de productivité et respect de l’environnement.
De plus, l’évolution vers de nouvelles normes réglementaires va très certainement accélérer l’usage de la facturation électronique.
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Le changement et l'organisation |
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Nous passons le plus clair de notre existence au coeur d’organisations ou de systèmes sociaux : famille, école, entreprise, association, services publics,... Le changement est une composante inhérente à la vie de ces organisations au sein desquelles nous vivons et agissons. Il en est un processus quasiment naturel. Quant à l’étymologie du mot ‘changer’, elle nous renvoie au latin ‘cambiare’ dont le sens est d’ordre économique et ramène à l’idée de troc : céder une chose pour une autre. Nous sommes là bien loin de l’idée de
bouleversement. Alors pourquoi le changement est un point d’attention majeur dans la vie de nos organisations ? Les accélérations en matière de progrès technique, la mondialisation, les nouvelles modalités de communication, les évolutions des rapports sociaux, constituent sans doute une partie des éléments de réponse.
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Les entreprises, dans un objectif de performance, sont de plus en plus exigeantes quant au choix des outils de leur système d’information. En effet, la mise en place de ces derniers représentant souvent une forte mobilisation des ressources humaines et financières, les entreprises évaluent de plus en plus les outils sous forme de services : Software as a service (SaaS). Ce type d’applications est populaire, en particulier pour les solutions collaboratives ou l’accès au courrier électronique. Il s’agit en fait de l’évolution des applications ASP. |
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Mairies : les directions de l'éducation doivent repenser leur mode de fonctionnement |
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L’actualité de la rentrée 2008 a été fort chargée dans le domaine de l’éducation dans les collectivités locales. Le Ministère de l’Education Nationale a, en effet, lancé des mesures impactant fortement l’organisation du monde éducatif et celle des directions de l’éducation des municipalités en premier lieu. |
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La méthode Mareva au service de la modernisation de l'Etat |
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 Mareva (Méthode d’Analyse et de Remontée de la Valeur) a été conçue dès 2005 par le SDAE (Développement de l’Administration Electronique), sous l’égide de la DGME, pour évaluer la valeur des projets en tenant compte des spécificités du secteur public et à l’aide d’une méthode simple et pédagogique.
Depuis sa création, Mareva a été utilisée sur une centaine de projets du secteur public et par différentes organisations, en France comme à l’étranger. Adaptée pour les besoins de huit ministères, du MINEFI, de la DPMA du MINEFI, du CNAM, de la Communauté Urbaine de Strasbourg, de la MSA (…), cette méthode connait également un certain succès au Portugal, en Allemagne, à Monaco, mais aussi au Québec, dans le cadre d’une analyse de la valeur d’initiatives du gouvernement en ligne.
Le déploiement de la méthode Mareva au sein des ministères français doit leur permettre de s’inscrire dans une logique de justification économique et stratégique, mais aussi de bonnes pratiques en termes de gestion et de pilotage projets.
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La rentabilité des investissements informatiques au coeur des préoccupations des DSI |
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La réduction des coûts continue de demeurer l'une des principales préoccupations pour nombre de directions de systèmes d’information (DSI) et ce, quelle que soit la taille ou le secteur d'activité de l'entreprise. Les budgets stagnent alors que les coûts informatiques ne cessent d’augmenter.
Les intervenants du Groupe Volvo, au cours d’une conférence de l’Atelier BNP Paribas, ont partagé leur retour d’expérience sur la réduction de leurs coûts informatiques le 24 juin dernier. Le groupe a dû s’adapter à la globalisation en mettant en place une nouvelle forme d’infogérance : la filialisation de sa DSI.
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Le décisionnel, outil de la gestion de la performance |
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La gestion de la performance, concept inimaginable il y a encore quelques années fait son entrée en force dans le secteur public.
Ce que l’on appelle le « décisionnel » ou la Business Intelligence a le vent en poupe dans les grandes organisations. Aujourd’hui, le secteur public n’échappe pas à la vague et lance de nombreux projets pour déployer des tableaux de bord devant des responsables confrontés aux exigences de la LOLF.
Ce mouvement s’inscrit dans une évolution plus globale qui met au centre de la transformation de l’action publique, l’e-administration et la gestion de la relation avec les usagers et les citoyens.
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Objectifs et apports des tableaux de bord prospectifs de type BSC |
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« People and their managers are working so hard to be sure things are done right, that they hardly have time to decide if they are doing the right things » ...
... Cette constatation largement partagée pose la problématique cruciale du développement de la vision stratégique, de l'alignement de l'organisation sur cette stratégie et de son déploiement.
Développée dans les années 1990 et affinée au début des années 2000 par Norton et Kaplan, les Tableaux de Bord Prospectifs (Balanced Scorecard) apportent une réponse pragmatique à cette question. Plusieurs études ont mis en évidence l'apport de cette démarche en matière de maturité ; du système d'évaluation (IMA) ou d'appropriation de la stratégie à tous les niveaux de l'entreprise (Metrus Group)
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