[SharePoint 2010] – Les stratégies de gouvernance à mettre en place
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En inuktituk, le mot inukshuk signifie « à l'image de l'homme ». L'inukshuk est généralement construit de pierres placées de manière à ressembler à un être humain. Les inuksuit peuvent prendre différentes formes et servir, entre autres à guider les voyageurs, à annoncer un danger imminent, à marquer un lieu sacré ou à aider à chasser le caribou.
Les stratégies de gouvernance d’un projet SharePoint 2010 représentent « L’INUKSHUK » : elles guident, orientent et permettent d’éviter des ennuis!
Un projet de transformation d’entreprise utilisant la plate-forme Sharepoint 2010 nécessite à prendre en considération plusieurs aspects avant de se lancer à l’aventure. Celui qui vient en tête de liste est sans aucun doute la gouvernance.
La gouvernance doit être encadrante mais souple. Elle doit fixer des normes et des standards, mais laisser une place à la créativité; mesurer des résultats, des degrés d’usage, des retours sur investissement, mais aussi laisser de la place à l’intangible. Le système de gouvernance doit être composé de structures aux périmètres, objectifs et missions clairement définis.
Afin d’assurer le succès d’un projet SharePoint, la collaboration étroite de tous les acteurs du projet, la mobilisation de nombreuses ressources et une gestion du changement adéquate sont des éléments nécessaires devant être pensés et planifiés en amont du projet. Pour y arriver, la mise en place d’une gouvernance d’affaires et technologique organisée et structurée est primordiale. Celle-ci permettra de soutenir le changement important dans les usages des collaborateurs. Les bonnes pratiques suggèrent un déploiement de l’ensemble de la solution sur une plateforme de pré-production et la mise en place de communautés pilotes afin d’effectuer les tests et la validation des fonctionnalités attendues.
Au-delà et indépendamment des technologies, la réussite de cette transformation repose sur la mobilisation du capital humain, c’est-à-dire sur un changement dans la façon de penser et de collaborer des membres.
Gouvernance d’affaire
Une gouvernance TI définit les rôles, les politiques, les technologies et les processus afin de guider, diriger, et contrôler la manière dont une organisation utilise les technologies afin de remplir ses exigences d’affaires. Elle permet de résoudre les ambigüités, gérer les objectifs à court et long terme, et réduit les conflits d’information à l’intérieur d’une organisation. Compte-tenu de l’importance stratégique d’un projet de déploiement SharePoint 2010, une gouvernance d’affaire bien arrimée à la gouvernance TI représente un facteur de succès essentiel.
On pourrait représenter la gouvernance par un couteau Suisse multi-usages. Un coffre à outils nécessaire pour un déploiement réussi.
Gouvernance : les quatre éléments suivants seront considérés :
- Personne : rôles et responsabilités, plan d’adoption et de communication
- Processus : adéquation entre les tâches actuelles et la nouvelle plate-forme
- Technologie : bien comprendre les usages, les fonctionnalités et les outils pour répondre aux objectifs d’affaires. Il ne s'agit pas savoir de ce que SharePoint peut et ne peut pas faire mais bien ce que l'entreprise veut faire et comment SharePoint peut être configuré pour permettre un équilibre à atteindre pour l’atteinte des résultats de l’entreprise.
- Politique : saisir l’ensemble de principes directeurs permettant d’encadrer les intervenants tels que les designers, développeurs, propriétaires de sections / sites, etc.
La gouvernance d’affaire doit s’arrimer aux trois autres composantes technologiques qui sont :
- Les technologie de l’information,
- la gestion de l’information,
- le développement applicatifs.
En résumé, une vision claire, des rôles et responsabilités identifiés, des politiques, des règles d’utilisation, un modèle de déploiement et une stratégie d’adoption sont autant d’éléments qui feront que le plan de gouvernance soit un gage de succès.
En conclusion, le TOP 10 à la gouvernance :
- Une vision claire
- Rôles et responsabilités identifiés
- Modèle de déploiement
- “One Size Does Not Fit All”
- Politiques
- Principes dirigeants
- Stratégie d’adoption
- Plan à la gestion des contenus
- Plan de formation
- Document de la gouvernance
Auteur : Marco Beaulieu, ATELYA
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