Impact de l’introduction d’un ERP dans les processus d’une PME
Dans : Conduite du changement Systèmes d'Information Offre de services Architecture SI
Le marché des progiciels offre actuellement une grande variété de solutions de gestion intégrée au sein des PME et PMI.
Les fonctionnalités sont suffisantes, les prestataires maîtrisent la mise en œuvre de leur solution, les plateformes techniques ont atteint leur niveau de maturité. Malgré cela, l’intégration d’une solution de type ERP ne se réalise pas toujours dans les meilleures conditions.
Les causes en sont multiples.
- L’absence d’un cahier des charges clair et représentatif des fonctions à automatiser,
- Un manque de disponibilité du chef de projet interne,
- Une mauvaise évaluation des charges de travail (étude, tests, recette des modules, migration des données, etc)
- Un pilotage de projet souvent approximatif (absences d’instances, réunions non régulières, etc)
- L’accompagnement au changement des utilisateurs sous estimé,
- Des procédures de gestion mal adaptées au logiciel.
Concernant cette dernière cause, il est important de s’y attacher au démarrage de l’implémentation du logiciel car l’ERP exige de la transversalité et touche de nombreux processus qui agissent sur les l’organisation et les informations de l’entreprise.
Une bonne connaissance des processus est nécessaire. Une cartographie de ces derniers doit être établie avec l’aide des responsables et acteurs-clés des différents domaines (ventes, achats, finances, production, etc). Elle aboutira tout d’abord à une analyse critique en marge des solutions apportées par l’ERP. Puis à travers cette analyse confrontée aux possibilités du logiciel, les processus devront être revus et adaptés pour répondre aux besoins exprimés. On profitera de la circonstance pour travailler sur leur standardisation n’oubliant pas d’associer des utilisateurs-clés. Durant les phases de test, ces procédures devront être appliquées, testées et au besoin révisées.
En parallèle, des nouvelles fiches de procédures devront être rédigées et diffusées lors du démarrage. Elles seront nécessairement ajustées dans les mois qui suivront le démarrage. Pour parfaire la préparation du démarrage, un travail sur la gestion des habilitations ou des droits d’accès sélectifs aux modules de l’ERP accompagnera la mise en ordre opérationnel.
L’ensemble de ces tâches devront être accomplies avec la participation de l’équipe projet de l’intégrateur ou de l’éditeur.
Pour accompagner ce changement, des actions de communication sont indispensables via des réunions de d‘information ou des messages et notes ciblés sur des processus particuliers.
Pour en savoir plus sur nos compétences ERP et la conduite du changement au sein des PME et PMI : contacter à Strasbourg Patrick JACQUOT (03 88 62 23 00) ou écrivez-nous à cette adresse.
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