L’abus de mail nuit gravement à la santé des entreprises

Tel est le constat dressé par Fernando Lagraña, docteur et auteur d’une thèse sur les questions d’éthique dans l’utilisation des télécommunications électroniques dans le monde du travail (à l’Ecole de Management de Grenoble). Au cours de ses recherches, il a interrogé 49 entreprises de 32 pays pour connaître leur manière de gérer le flux d’e-mails, et toutes ont confié avoir des difficultés à traiter ce qui est devenu un problème pour elles.

Fernando Lagraña a ainsi listé les « sept péchés capitaux du mail », allant de la multiplication des mails superflus au respect (ou non) de la sphère individuelle. Le mail, mode de communication le plus utilisé dans les entreprises, a vu son usage dévier pour devenir – dans certains cas – un inconvénient plutôt qu’un avantage. Selon Atos Origin, en 2010 les usagers au sein des entreprises recevaient en moyenne 200 mails par jour, dont 18 % de spams ; Fernando Lagraña ajoute que l’email (lecture, traitement, écriture) demande aux collaborateurs de 5 à 20h par semaine ! Cela entraîne inévitablement une perte de temps et de productivité.
De plus, le mail a également rendu perméable la frontière entre sphère privée et sphère professionnelle. Selon les observations de Fernando Lagraña, les entreprises semblent plutôt satisfaites de cette proximité permise par l’email, tandis que les employés estiment qu’il est normal d’être joignable à tout moment. Non content d’occuper une part important du temps de travail, le mail gagne également du terrain du côté privé ; la multiplication des supports mobiles (ordinateurs portables, puis Smartphones et tablettes) ne fait qu’amplifier le phénomène.
Pour sortir de cette situation, Fernando Lagraña suggère des pistes comme par exemple la mise en place d’un « permis de mailer », une formation à la bonne utilisation de l’e-mail et une sensibilisation aux bonnes pratiques. Néanmoins, selon ce jeune chercheur, le levier d’action le plus efficace est la sécurité informatique : plus des mails professionnels sont traités à distances, plus la probabilité d’être piraté augmente ! Cet argument devrait faire réfléchir les utilisateurs sur leurs pratiques…
Atos Origin annonce la fin de l’e-mail dans trois ans ; selon Fernando Lagraña, il sera difficile de se passer d’un tel outil alors que le monde qui nous entoure l’utilise massivement. Il propose des actions ciblées pour faire diminuer progressivement la quantité de courriels échangés, comme l’initiative de Volkswagen, à l’origine d’une charte bannissant l’utilisation du mail le week end.

Source : http://www.grenoble-em.com/default.aspx?rub=1785&lg=fr