Lancement d'un ouvrage « Mise en œuvre de la dématérialisation » co-écrit par Jean-Marc Rietsch, Nathalie Morand-Khalifa, Jean-Louis Pascon et Eric Barbry

(Petit déjeuner organisé le 16 Novembre 2010, par FedISA)

La FedISA (Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage) œuvre autour du SAE (Système d’Archivage Electronique), au travers d’avis d’experts et de retours d’expérience. C’est un sujet d’actualité dont les aspects juridiques et techniques sont abordés dans l’ouvrage, ainsi que l’état de l’art. Parmi les adhérents de la FedISA se trouvent Orange, EMC, CNP, Symantec. Elle est également présente au niveau international notamment au Canada.

La dématérialisation de l’information est comparée avec celle de la monnaie qui, d’échanges matériels est passé de pièces aux billets puis aux chèques et enfin aux cartes bancaires.

Le terme « dématérialisation de l’information » est un abus de langage car l’information se transmettait essentiellement par voie orale. Avant l’écriture on utilisait la palette de notre mémoire, la bible s’apprenait par cœur. De volatile elle s’est plutôt cristallisée, digitalisée…

« On va mourir sous l’information », d’où l’expression « infobésité » ou excès d’information. L’entreprise et le citoyen gagnent à gérer ce phénomène par la dématérialisation tout en veillant sur les éventuelles menaces que cela pourrait engendrer : que fait-on de ces informations ?

Nos sociétés vont de plus en plus vite, les machines traitent l’information mais elles sont sottes ! Il faut donc normaliser l’information et les processus en tenant compte de la masse et de la vitesse de traitement. Une sélection des types d’information à archiver doit être effectuée : méthodes, connaissances métiers, enjeux, prévision etc.

L’authenticité et la certification prennent toute leur importance dans la dématérialisation au niveau des échanges : développement des e-mails, recommandés électroniques, télétravail… Les aspects juridiques ont été évoqués, comme les échanges d’e-mail servant à sanctionner les salariés et leur degré de validité.

Les avantages de la dématérialisation sont multiples :

• Meilleure efficacité des processus
• Diminution des coûts (l’e-administration)
• Sécurisation
• Respect de l’environnement, le développement durable
• Qualité et efficacité des services
• Accès à la connaissance : transformer l’information en connaissances

Attention : Il ne faut pas calquer les processus dématérialisés sur les processus existants. L’archivage électronique exige une nouvelle organisation des données dans l’entreprise dont il faut tenir compte dès le départ, avec une plus grande participation des acteurs qui doivent travailler ensemble, et un côté plus disciplinaire.

La GED et l’archivage électronique (AE) sont complémentaires. La GED met à disposition l’information et l’AE la conserve en tenant compte de sa connotation légale et confère une plus grande sécurité.

La Politique d’Archivage implique l’IT, les juristes, les métiers, les archivistes, exigeant un travail collectif et une même compréhension pour chacun.

Des exemples concrets dans les secteurs bancaires et la téléphonie ont illustré un projet de dématérialisation en entreprise dont voici les étapes :

Etude préliminaire :

• Système d’information
• Statuts de l’entreprise
• Secteur d’activité
• Typologie des clients
• Implantation géographique
• Organisation interne
• Expérience réglementaire
• Analyse de l’existant (exemple vente en boutique) :
• Lien réalisation/vente
• Acteurs
• Documents produits et reçus
• Règles de gestion documentaire
• Besoins de consultation
• Droits d’accès
• Circuit des documents
• Outils et matériels
• Support et format de conservation

Les intervenants ont fourni une vue globale de la méthodologie à utiliser dans un projet de dématérialisation : étude préalable, type de gouvernance, aspects juridiques, méthodes d’audit, types de certification et mise en œuvre.