Mutualisation des systèmes d’information au sein des CCI

Le nouveau contexte

Le projet de réforme des chambres de commerce et d'industrie a été adopté le 10 juin 2010.

Elle s’appuie sur 3 grands principes :

• Renforcement de l’échelon national et des échelons régionaux, mutualisation des structures, adaptation des missions au service des entreprises, mise en place d’une fiscalité unique régionale. sans abandonner la proximité territoriale des Chambres,
• Amélioration de la qualité et de l’homogénéité des services rendus par les chambres aux entreprises de leurs territoires,
•  Réduction de la pression fiscale exercée sur les entreprises.

Ses objectifs :

Pour les entreprises :

• Une offre de services plus homogène et plus performante à la disposition de tous.
• Un meilleur usage de leurs impôts et donc un allègement global de la fiscalité consulaire.
• Une meilleure représentation de leurs intérêts face à la montée en puissance de l’échelon régional (Etat et collectivités).

Pour les CCI :

• Un réseau plus homogène avec une plus grande capacité de mutualisation et de développement de nouveaux services.
• Les CCI locales/territoriales (ou CCIT) deviennent des établissements publics « rattachés » aux CCI régionales (ou CCIR). Ce qui permet d’une part le maintien de la personnalité morale pour les CCIT et d’autre part la création d’une certaine hiérarchisation avec mutualisation des moyens humains et financiers.
• Une collaboration plus efficace avec les partenaires de l’échelon régional, au service des entreprises.
•  Une plus grande solidarité au niveau régional entre les CCI locales, grandes ou petites, situées sur un territoire dynamique ou fragile.

Pour conduire ce changement et répondre aux objectifs, parmi les actions à mener, les chambres pourront mutualiser des moyens généraux comme l'informatique, la paie, les services juridiques au niveau régional.

Le chantier lié à la mutualisation des moyens informatiques devrait constituer un des atouts qui lui permettront d’améliorer leur efficacité interne et de réaliser des économies mais aussi à terme d’apporter des services innovants pour ses ressortissants.

Le périmètre concerné par cette opération recouvrera ainsi :

• La mutualisation des logiciels supports (paie, comptabilité, messagerie, gestion du courrier et de la documentation, intranet, etc) mais aussi les logiciels métiers tels que le CFE, celui de la gestion de la relation client (GRC) voire ceux relatifs à la gestion de la formation
• Le partage des infrastructures (serveurs, salle informatique, système de filtrage internet) ajouté à la mise en commun des compétences informatiques devraient assurer des économies à moyen terme.

Mais mettre en œuvre une telle démarche ne sera pas facile.

Aligner les technologies, changer les habitudes de travail induites par des logiciels de même nature mais différents et utilisés depuis de nombreuses années, introduire des logiciels dans des environnements de tailles différentes, repenser et homogénéiser certains processus de gestion sont autant d’écueils qu’il faudra surmonter.

Pour réussir, la démarche doit être structurée et s’appuyer sur des étapes bien identifiées.

• Etape 1 - Analyse de l’existant. Elle devra recenser les systèmes en place, identifier ceux qui verront un intérêt à être mutualisés, soulever les freins et les difficultés de leur mise en œuvre. Une évaluation des compétences des différentes directions ou services informatiques complétera le recensement.
• Etape 2 - Proposition de scénarios d’évolution. A la fois dans le domaine fonctionnel et le domaine technique. Des options pour nouvelle organisation des ressources devront être proposées en parallèle pour mener à bien tous les projets. Chaque scénario sera identifié par des caractéristiques, un chiffrage financier, ses atouts (dont son retour sur investissement), ses difficultés de mise en œuvre, ses facteurs-clés de réussite. Les ressources à mobiliser devront être calculées car elles constituent un point-clé dans l’atteinte des objectifs et le respect des délais qui seront fixés pour chaque projet.
• Etape 3 - Détermination du scénario le plus approprié. La pesée de chaque scénario sur les critères d’efficacité, d’économies financières et d’amélioration de la qualité du service rendu en interne ou pour les ressortissants devra dégager celui qui correspondra le mieux à la stratégie régionale territoriale. Les projets fonctionnels ou techniques contenus dans le scénario retenu devront à leur tour être priorisés sur les mêmes critères.
• Etape 4 - Détermination d’une feuille de route à l’intention de la nouvelle organisation informatique qui aura être choisie. Elle servira de base au suivi des actions résultantes par un Comité de mutualisation créé pour cette occasion. Fonctionnant sur une période de 3 à 4 ans. il sera constitué des directeurs généraux voire d’élus et du chef de projet de la mutualisation informatique et veillera à la bonne exécution de cette feuille de route. Ce Comité de Pilotage de la Mutualisation des Systèmes d’informations devra fonctionner en étroite collaboration avec celui chargé de la mutualisation globale. Au besoin être fusionné.

Il faudra être conscient que les économies sur le plan financier ne se dégageront pas avant un délai de 2 à 3 ans. La recherche d’économies passera tout d’abord par un alignement et une uniformisation des moyens informatiques.

Ne pas oublier que les changements opérés sur les différents systèmes d’information vont impacter les modes de fonctionnement et les processus. Le besoin d’uniformisation réclamera inévitablement des actions d’information destinées à en faire comprendre les raisons et une vraie conduite du changement pour la faire accepter par tous.

Des phases transitoires seront à envisager pour éviter des bouleversements trop importants. La réussite ne dépend pas que des seules actions des équipes informatiques. La maîtrise d’ouvrage se doit de participer pour assurer sa part de réussite.

La réussite d’un projet aussi délicat et complexe repose sur une somme de compétences, une volonté d’aboutir et le partage d’une vision commune.

VOIRIN Consultants a déjà accompagné ou accompagne 5 CRCI ainsi que leurs CCI associées dans ces démarches et accumule une expérience unique en la matière. L’apport d’un assistant à maîtrise d’ouvrage est souvent déterminant pour ces clients et propose ainsi :

• Une expertise indépendante en vue d’un objectif précis
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• Un transfert de compétences dans la réalisation de la feuille de route qui sera élaborée
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Patrick JACQUOT, Frédéric CREPLET et Thomas VIERLING sont à votre disposition pour plus de précisions sur ce sujet.