RSE et intelligence collective chez VOIRIN Consultants ou quand VOIRIN Consultants passe à l’heure des RSE, les consultants veillent

Après plusieurs semaines de tests, force est de constater que le réseau social d’entreprise a trouvé sa place au sein du cabinet VOIRIN Consultants.

L’expression d’un besoin

Depuis plus d’un mois maintenant VOIRIN Consultants – Atelya a mis en place son réseau social interne.
Tout comme nous le recommandons à nos clients, il faut savoir où l’on va et se fixer des objectifs réalisables. En l’occurrence, nos problématiques de départ étaient la valorisation et le partage de la veille.

Quel outil ?

Après l’identification du besoin s’est posée la question du choix de l’outil. Rapidité de mise en place, convivialité et usabilité ; tels ont été les mots d’ordre pour sélectionner la solution.

Nous recherchions un espace privé permettant le microblogging à la Twitter et les fonctionnalités courantes d’un réseau social : commentaires, partage de documents, d’images, création de groupes et de communautés, etc. Ainsi nous avons assez rapidement opté pour Yammer, que nous avions essayé à d’autres fins il y a 2 ans. Facile de prise en main, avec une ergonomie à la Facebook, rendant son utilisation intuitive, Yammer n’a nécessité aucune formation particulière des utilisateurs.

Outil de veille et plus encore

Au-delà de permettre à chaque consultant de stocker et partager sa veille, l’utilisation de Yammer nous a permis de partager, structurer et enrichir notre veille. Le RSE a rencontré un fort succès auprès de l’ensemble de l’équipe, car il a permis de renforcer la communication interne dans un espace convivial, a développé la transversalité entre les business lines et a permis de faire émerger des problématiques communes entre ces dernières.

La communication interne n’était pas un élément simple à gérer au sein d’une organisation multi-site, dont une filiale au Canada – Atelya Expert Conseil – avec des consultants passant le plus clair de leur temps chez nos clients. Notre RSE, nous a permis de dépasser ces barrières, notamment pour le partage de documents avec nos collègues d’outre-atlantique.

« Yammer permet d'étendre notre "zone de diffusion" habituellement limité aux collègues qui sont près de nous. » - Patrice LETOURNEAU, Directeur général d’Atelya Conseil (Montréal, Canada).

Une charge de travail supplémentaire ?

Pas vraiment ! Chaque consultant réalisait jusqu’à maintenant sa veille de manière individuelle sur les thématiques associées à sa spécialité/expertise ; l’utilisation de Yammer permet de manière simple (lien URL plus commentaire) de faire suivre les articles intéressants trouvés sur nos sources respectives de veille.

«[Yammer permet le] partage de news que je n'aurais sans doute pas... » - Frédéric CREPLET, Directeur général de VOIRIN Consultants.

De plus, le partage de bonnes pratiques permet de résoudre plus rapidement les problématiques rencontrées chez nos clients en faisant appel à la connaissance et l’expérience de chacun.

Quid de la gouvernance et de la conduite du changement

Le community management est assuré par l’initiatrice du projet, Amélie VOIRIN. « Il n’y a pas eu de modération à ce jour, les échanges sont conviviaux mais restent professionnels. De même, aucune charte d’utilisation n’a été écrite, nous comptons sur le savoir-être des consultants. » - Amélie VOIRIN, responsable de l’offre réseaux sociaux du cabinet.

En termes de conduite du changement, nous avons misé sur la viralité. Initialement dédié au cercle d’une business line, très rapidement l’intérêt pour Yammer s’est étendu à l’ensemble du cabinet. L’information s’est faite à la fois de manière formelle – présentation lors des réunions internes- mais surtout de manière informelle – pauses cafés, déjeuners, etc. Il est important de rappeler que la viralité était possible grâce au contexte particulier de notre organisation, soit un public technophile, rompu aux usages 2 .0 avec une forte représentation de la Génération Y. L’intérêt d’un tel réseau n’a pas eu à être démontré, les consultants, utilisateurs chevronnés des réseaux sociaux grand public, en ont tout de suite compris l’intérêt.

Ainsi ce sont créés tout naturellement 3 communautés - de business line, géographique et transversale- et 2 groupes - projet et événementiel.

Près de 500 messages, une vingtaine de documents ont été échangés autour d’une cinquantaine de thématiques.

Chaque outil pour des usages définis

L’utilisation d’un réseau social interne est arrivée en complément de l’utilisation de la messagerie instantanée Microsoft Office Communicator, en place depuis plus d’un an. Chaque outil trouve sa place dans l’activité des consultants, chacun répondant à un (des) besoin(s) spécifique(s) :

• Yammer : partage et capitalisation de la veille, échange de bonnes pratiques
• Communicator : échanges courts et réponses rapides et indicateur de disponibilité et de localisation.

Grâce à l’utilisation de ces outils, nous avons réduit, doucement mais surement l’utilisation du mail pour un usage interne mais surtout l’échange d’e-mails collectifs qui venaient spammer nos boîtes aux lettres électroniques.

Pour plus d’information sur notre retour d’expérience ou sur notre offre d’accompagnement à la mise en place d’un RSE, contactez Alexia MARJOLET au 01 70 61 11 70.