...Ou comment relancer votre plateforme collaborative / RSE
Vous aviez pourtant tout planifié : Une étude des besoins en impliquant toutes les dimensions de votre organisation (à tous les étages), un système cible bien défini, une implication du management et du sponsor, un cahier des charges bien écrit, un bon intégrateur après une sélection scrupuleuse, un déploiement dans les temps, un plan de conduite du changement avec force communication, formation, etc. Bref, tout pour avoir un retour sur investissement digne de ce nom (ce ROI qu’il avait d’ailleurs fallu défendre devant le directeur administratif et financier).
Mais rien à faire. La solution de réseau social d’entreprise / portail collaboratif mise en place ne décolle pas. Le nombre d’utilisateurs stagne désespérément. Pourtant, la solution SharePoint n’est pas la pire du marché, loin de là. Alors peut-être faudrait-il revoir certains éléments de la mise en place. Peut-être la population choisie pour ce pilote n’est pas la bonne (c’est vrai, le choix du département finance à un mois de la clôture n’était peut-être pas judicieux). Mais peut-être que tout simplement, que quand vous « chassez le naturel, il revient au galop ». Et vos collaborateurs utilisent toujours cet outil ancestral qu’est l’email…
Alors la solution que nous avons vue ce mardi pourrait fournir un début de réponse. La société startup Calinda Software (12 personnes, reconnue par Microsoft comme une des 50 startups les plus prometteuses au monde) édite des produits qui tentent de booster l’adoption d’une plateforme de collaboration (ici SharePoint) : MailSpace, Mindup et SocialFactor.
Cette société est partie du triple constat que :
- beaucoup de personnes souhaitent collaborer avec un réseau situé en partie en dehors de l’organisation
- le coût de la mise en place d’un Extranet est non négligeable
- l’email reste toujours et encore très utilisé
Ses solutions interceptent les e-mails échangés, stockent les éventuelles pièces jointes sous SharePoint, les suppriment dans l’email et les remplacent par un lien (vers SharePoint). Il est également possible de « mapper » les conversations e-mail vers un outil graphique.
On peut donc visualiser l’historique d’une conversation email et, où c’est à mon avis le plus intéressant, exporter cette conversation email vers Word (entouré rouge sur l’image). Ce qui permet par exemple de sélectionner facilement les passages intéressants pour un compte-rendu, sans chercher des heures le bon email avec la pépite d’info intéressante.
Il est enfin possible de transférer une conversation entière à un collaborateur (qui vient de rentrer sur le projet par exemple) et d’écouter (ou non) une conversation.
En dehors du bénéfice d’augmenter naturellement le trafic sur la plateforme SharePoint (ce qui suffit peut-être à justifier l’achat d’une telle plateforme), il existe une réelle économie sur le stockage : une étude indépendante (certes citée par Calinda) indique qu’un Mo envoyé par email se retrouve à peser 50 Mo à l’arrivée du fait du stockage à 3 mois, 6 mois, etc. et de l’archivage.
Le déploiement se fait par contagion, en formant les profils qui en ont un bénéfice immédiat (type chef de projet multiple ou managers qui ont à gérer beaucoup de mails). Ceux-ci intègrent les autres petit à petit (rappelez-vous comment vous avez été invités dans votre réseau social la première fois).
Il a été annoncé que la prochaine version de l’outil intègrera les messageries instantanées.
En bref, un outil plutôt novateur et surtout qui tient compte des habitudes des usagers. Reste à essayer l’outil et voir s’il tient ses promesses mais le chemin vers une utilisation plus optimale de votre plateforme collaborative pourrait se dessiner.
A suivre…
Auteur : Erwan GUIZIOU
