Une matinale VOIRIN s’est tenue le vendredi 29 Novembre dans les nouveaux locaux du Bureau de Paris, situés au 171 Quai de Valmy (Paris 10e). Cette matinale, organisée par des consultants de la ligne de service « management par projet », avait pour but de présenter un retour d’expérience du groupe FDJ sur le déploiement d’un bureau des projets et ses activités réalisées depuis plus de quatre ans. Frédéric Naudé, consultant senior responsable de la ligne de service « management par projet », a répondu à quelques questions.
Qu’est-ce qu’un bureau des projets ?
Le bureau des projets est la composante la plus stratégique du management par projets tel que nous le concevons. Il s’agit d’une entité chargée d’organiser et de professionnaliser la gestion par projet et de projet d’une organisation. Cette entité s’apparente à un centre d’expertise, qui peut être décliné à différents niveaux d’une organisation avec une variété de fonctions et de clients qui dépend de son positionnement.
On retient trois principales familles d’activités pour un bureau des projets : aider l’organisation à décider quels sont les projets qu’il convient de mener, outiller les ressources internes en charge de la réalisation de ces projets, implémenter durablement les changements liés à la professionnalisation de la démarche projet.
Pourquoi est-ce qu’une organisation devrait mettre en place un bureau des projets ?
Le changement de paradigme sur le travail en mode projet a eu lieu ces dernières années. Le mode projet est devenu un mode de travail reconnu et applicable aux activités des collaborateurs. Il permet aux organisations d’obtenir de la visibilité sur la valeur qui sera dégagée du travail en cours de réalisation par les équipes. Cependant, les projets ont crû en nombre et en complexité, comme en témoignent les entreprises et organisations qui appliquent cette manière d’aborder le travail.
Des problématiques émergent de cette augmentation de complexité et mettent à mal les bénéfices de l’utilisation du mode projet : glissements non maitrisés de la durée et/ou du coût des projets, contenu qui n’est plus aligné avec les urgences stratégiques… Pour répondre à ces problématiques, il convient de donner les moyens à l’organisation d’orchestrer et d’organiser la réalisation des projets. Les enjeux sont de rationaliser l’ensemble des projets menés et d’assurer une maturité dans l’exécution des tâches liées aux projets. Le but est de retranscrire au mieux la trajectoire stratégique portée pour l’organisation et d’augmenter le taux moyen d’atteinte des objectifs des projets.
Quels sont les conseils que vous pourriez donner à une organisation à ce sujet ?
Si vous envisagez d’implémenter un bureau des projets, il est important d’identifier quels sont les axes prioritaires de travail et comment vous allez les cadencer dans le temps. Il ne faut pas essayer de « tout faire tout de suite ». Une réalisation efficace de certaines activités nécessite comme prérequis de maitriser plusieurs principes socles et d’avoir des ressources préparées de manière adéquate.
Par ailleurs, il est important de convenir dès le début que le mandat du bureau des projets doit être évolutif. Enfin, il est préférable de conditionner le développement des activités du bureau des projets à l’atteinte de cibles clairement définies et mesurables. Il s’agit d’un des nombreux enseignements tirés de l’expérience du groupe FDJ, qui se sont confirmés ailleurs.
Si vous souhaitez étudier ce sujet de manière plus concrète, en prenant en compte les problématiques spécifiques de votre organisation, nous pouvons vous accompagner dans cette étude.
Merci Frédéric Naudé.