Dématérialisation et service public : la facture électronique obligatoire dès 2017
Une volonté d’homogénéisation des pratiques et une ambition européenne
Depuis 2012, l’Etat accepte les factures dématérialisées produites par certains de ses fournisseurs, avec pour objectif une dématérialisation totale des factures entre l’Etat et ses fournisseurs d’ici à 2020. Cette obligation sera étendue aux collectivités locales et aux établissements publics à partir du 1er janvier 2017. La facturation électronique est mise en œuvre dans le cadre d’un projet de modernisation de l’Etat de simplification des démarches pour les entreprises, mais aussi pour s’inscrire dans une stratégie européenne pour le numérique (directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics publiée en 2014 et volonté d’établir une norme européenne afin d’assurer une interopérabilité entre les différents systèmes nationaux).
La mise en œuvre de la dématérialisation des factures va se faire de manière progressive ; elle concernera dans un premier temps les 200 plus grandes entreprises françaises, puis les entreprises de taille intermédiaire, les PME, pour finir en 2020 par les microentreprises. De juin à décembre 2015, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) et l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) ont animé une série de réunions régionales d’information, afin de préparer les collectivités à l’échéance de 2017.
Des bénéfices mutuels
La facturation électronique a pour objectifs de réduire les coûts liés à la transmission des documents papier (un gain moyen de 3 euros est attendu pour le traitement de chaque facture), de simplifier les démarches pour les entreprises, de réduire le temps de traitement des dossiers, et de fluidifier les échanges. La solution Chorus Portail Pro 2017 (mise à disposition gratuitement auprès des fournisseurs) permettra le dépôt, la réception, la transmission et le suivi des factures électroniques de manière sécurisée. A terme, l’ambition de dématérialisation des factures est d’assurer des gains à la fois aux fournisseurs et aux administrations.
Mais aussi des freins dans la mise en œuvre
Néanmoins, les enjeux liés à la dématérialisation des factures ne doivent pas faire oublier qu’un tel processus peut constituer un avantage concurrentiel pour les entreprises et fournisseurs y ayant recours, une clause de dématérialisation étant de plus en plus répandue dans les marchés publics.
Par ailleurs, les collectivités confrontées aux problématiques de dématérialisation peuvent voir leurs projets être « bousculés » par cette obligation ; en effet, la mise en place de solutions transversales de GED (Gestion Electronique des Documents) et de flux dématérialisés peut prendre du temps. Hors, dans le contexte de la réforme, les collectivités peuvent se trouver dans l’obligation de mettre en place une solution intermédiaire et temporaire, afin de satisfaire aux obligations légales tout en poursuivant leurs propres projets.
La mise en œuvre des factures électroniques est un projet ambitieux et porteur de sens, aussi bien à l’échelle nationale qu’européenne, mais elle demande un temps d’adaptation et un accompagnement global afin de ne laisser aucun acteur (et particulièrement les microentreprises) de côté !
par Galadriele Ulmer
La transition de la facture papier vers la facture électronique impose certaines contraintes.
D’une part, de plus en plus de sociétés produisent les factures au format électronique (PDF en général), et c’est tout à fait légal d’utiliser ces factures électroniques comme seule pièce comptable à conserver.
D’autre part, la période de transition permet aux entreprises de fournir des factures papier.
La Loi incite de les gérer et archiver scannées à condition de conserver la copie originale. Ainsi, seul archivage en cloud n’est pas suffisant. Imprimer les factures produites en format électronique et les archiver dans des classeurs pour faire foi en cas de contrôle – n’est pas une bonne solution. La gestion séparée des factures en papier et électroniques pose un problème de gestion unifiée de la comptabilité.
Afin de se conformer à l’obligation légale de conservation décennale des documents, il est possible d’archiver les pièces comptables dématérialisées ou papier, de manière unifiée. Consultez la proposition d’un fournisseur d’archivage des factures en cloud et physique – http://PopCompta.com – pour une conservation décennale de factures hybrides (format électronique et papier+scannées).